商標文件和電子申請

COVID-19大流行改變了商標專業人士管理日常任務的方式。盡管技術使我們許多人能夠迅速過渡到在家工作，但現在獲得必要的簽名需要進行更進一步的計劃。

盡管商標管理不需要大量的文書工作，但確實會出現要求客戶執行文件的情況。例如，在完成第三方協議或授權本地律師代表他們行事時。如果簽名人無法訪問打印機，電子簽名軟件或見證人（需要時），則文檔的遠程執行可能會出現問題。幸運的是，可以解決大多數這些限制。

可以使用電子簽名嗎？

在歐盟的大多數情況下，電子簽名可以替代手寫簽名。

歐盟所有成員國中有關電子簽名的法規是關于內部市場中電子交易的電子標識和信任服務的歐盟法規910/2014，并廢除了指令1999/93 / EC（eIDAS）。該協議于2016年7月1日生效，旨在建立統一的機制，以在整個歐盟范圍內相互認可電子識別和信任服務。

英國于2016年7月22日頒布了《 2016年電子交易的電子識別和信任服務條例》（“英國條例”），以廢除2002年的《電子簽名條例》，并修訂了《 2000年電子通信法》（ECA 2000）的相關條款。在以前的制度下具有電子簽名。

英國法律委員會于2019年9月4日發布了關于電子執行文件的報告，該報告旨在增強人們對使用電子簽名的信心。它確認，只要簽名人打算對文件進行身份驗證并且滿足任何相關手續，例如見證人的簽名，則電子簽名在法律上有能力被用來執行文件（包括契約）。

什么形式的“電子簽名”是可以接受的？

根據英格蘭和威爾士的普通法，可以接受多種不同類型的簽名，包括使用“ X”簽名，僅以縮寫，印刷名稱或什至對簽名者的描述，例如“您的慈愛的母親”。

這些簽名形式的電子等效形式可能會被視為合法有效。在某些情況下，法院接受了電子形式的簽名，包括在電子郵件底部鍵入的名稱以及在網站上使用“我接受”復選框。

以下是所有普遍接受的電子簽名形式：

鍵入的名稱；

簽名的圖像粘貼到文檔的電子版本中；

電子簽名平臺（例如DocuSign）生成的簽名；

使用電子筆或手指在平板電腦屏幕上簽名。

如果需要更高的確定性或安全性，則應使用合格的電子簽名，或者應提供支持電子郵件以確認簽署者的意圖。

當然，在某些情況下，電子簽名是不合適的，并且在處理外國管轄權或位于世界各地的當事方的問題時，應尋求當地的建議。

在時間允許的情況下，建議將要由一方簽署的文件的硬拷貝分發，然后在各方之間傳遞以進行反簽名，生效日期為最后簽名的日期。

管理證人

法律委員會在其2019年的報告中非常清楚地指出，不可能遠程見證簽名，例如通過視頻會議，因為見證人需要親身到場并能夠觀察簽名。

幸運的是，我們的文件很少需要見證，在有要求的情況下（例如在執行外國文件時），我們發現此時具有靈活性。

隨著英國封鎖的持續，對文件見證的靈活性要求將越來越高，這可能會促使法律委員會推動其在這一領域的改革工作。

公證和合法化要求

只要遵守社會疏散規則，當前就有可能獲得文件公證。應該留出足夠的時間來完成此過程。

截至2020年3月23日，外交和聯邦事務部暫時中止了其合法化服務。取而代之的是，它提供了一封標準信函，該信函可以與任何需要合法化的文件一起提交，為接收者提供有關如何驗證相關簽名的建議。

在實踐中這一切意味著什么？

當前的情況使文件的執行更加困難，但是，通過正確的準備和周密的考慮，這并非沒有可能。需要簽署文件時，應考慮以下幾點：

盡早準備執行文檔，以商定一種各方都可以接受但仍具有法律約束力的簽名方法。

準備簽名和/或電子簽名的圖像，并安排掃描或打印文檔，以便簽名者可以輕松訪問它們。

考慮安排雙方之間張貼原始文件以進行物理簽名。

請事先檢查是否需要見證，如果需要，可以采用哪種形式的見證才能滿足當地要求。

留出足夠的時間對所有文件進行公證，并在需要合法化的地方，讓第三方了解在英國提供的有限服務。